组电子邮件:一个入门指南

身体

如何对电子邮件上alumni.duke.edu:一个入门指南

365体育投注校友会发起对alumni.duke.edu新的通信功能,其超过17.5校友专属网站:为网络的管理员组电子邮件校友的能力(DAA的工作人员,工作人员公爵和分配志愿领导者)。

有数以百计的用户群体,代表着不同地区的小众校友社区的一部分,团聚类,职业/行业多和电子邮件功能将提供一个快速和有效的方式来关键信息部署到校友的这些特殊群体。

本指南中,您将了解更多关于新的电子邮件功能和类型的电子邮件,你就可以通过alumni.duke.edu发送。

但首先,一张纸条: 电子邮件功能并不意味着负担组管理员DAA和各学校的具体活动和志愿服务机会,以校友的营销。公爵校友会的市场营销和通信部门仍然是电子邮件营销和通信战略的首要和基本的车辆。相反,新的电子邮件功能旨在帮助管理员采取更有针对性的办法,以补充DAA的沟通策略与校友沟通,并通过更多的个人展继续前进的活动出席和参与的针。

认为新的电子邮件功能的一种方式,你作为一个群体管理员可以作为DAA大使,动员你的小组成员有更多的休闲,个性化的方法的。

你准备尝试对alumni.duke.edu新的电子邮件功能?

 

这里是如何开始:

步骤1:了解类型的电子邮件,您可以发送上alumni.duke.edu

有五个组管理员将能够通过alumni.duke.edu发送如下主要的电子邮件类型:

  • 事件提醒
  • 每月事件汇编
  • 集团新闻更新
  • 事件重述
  • 求助/志愿者请求

作为组管理员,你会选择,以表示你将发送什么样的消息从下的通讯工具“电子邮件类型”的下拉字段,这些五“的电子邮件类型”之一。

  • 使用 事件提醒 键入要提醒你的小组成员为您的团体赞助即将到来的事件寄存器。如果你的事件具有上座率低,如果你需要传递有关事件的额外的或更新的信息,您可以部署此消息或。
  • 使用 每月事件编译 键入要提醒那些在一个月的时间内发生的即将发生的事件的运行列表的组成员。你可以使用这样的一种方式在月初的一组通信。
  • 使用 集团新闻更新 键入以提醒一组消息更具体和/或锗到该组。例子可能包括具有亲和力板即将举行的选举中,所有的小组成员可以参加,并在集团领导的变化开董事会会议的日期。
  • 使用 事件重述 键入发送个人感谢您向小组成员参加最近的事件你的小组主办,提供事件的快速回顾一下,链接到照片画廊和/或提供与下一组的成员步骤,比如通知他们的下一个即将到来的群体性事件,你希望他们将出席。
  • 使用 求助/志愿者请求 类型时,您需要提醒的特定需要的组有组成员,如与当前项目或志愿者为即将发生的事件的帮助。此电子邮件模板可以作为一个包罗万象的特定需要集团在执行活动和项目。

 

现在你已经熟悉了提供给您五种类型的电子邮件,它的时间做放在一起的电子邮件一些准备工作,并详细了解相应的组消息的模样。

接口盒:电子邮件有关的事件吗? 如果您在发送电子邮件组关于事件的策划,做alumni.duke.edu快速搜索,看看它是否已经在我们的网站上列出。大部分时间,所有群组邮件会链接到我们的网站上已经预先填充事件内容。这可以节省您的时间,让你不必键入出在电子邮件正文中的活动名称,日期,说明或注册信息。相反,你只需连接预填充内容到您的电子邮件。了解更多有关如何安装第x页的内容。

如果你没有看到你的事件中列出,那么你就需要创建alumni.duke.edu在活动开始前,您可以发送电子邮件。

创建活动:

  • 去管理行动
  • 单击编辑事件
  • 点击添加新事件
  • 添加的所有事件信息(提示:如果您的活动是一个反复出现的月度或季度的事件,在事件库表示月份和年份在标题中找到它更容易更新)
  • 点击保存

如果你是一个行业协会,学校组的管理员,那么你很有可能的事件将不会在我们的网站上列出,你将不必创建一个事件的能力。在这种情况下 - 这种情况下,只有 - 你可以链接到你的学校或部门的特定网站或输入事件信息到电子邮件的正文。

 

步骤#2:手艺您的电子邮件

从电子邮件页面:

  • 点击下面的下拉框中选择的五个电子邮件模板一个“电子邮件类型。”:
  • 事件提醒
  • 每月事件汇编
  • 集团新闻更新
  • 事件重述
  • 求助/志愿者请求
  • 写在标签领域您的电子邮件主题行“电子邮件主题行。”
  • 写一个伟大的主题行提示:
  • 保持主题行短(5-8之间的话)。长主题行可能会被截断,尤其是在移动。
  • 清楚和描述性的。避免陈词滥调。你的主题行不应该混淆读者或让他们滚他们的眼睛。
  • 吸引人们的注意,但不要过度承诺。你不想你的电子邮件的实际内容,让你的读者。
    • 好的: 报名参加dukeny节日派对!
    • 更好: 你会是在dukeny节日聚会?
  • 选择将通过从标有部分选择您的组收到的电子邮件组“电子邮件收件人”。
  • 注意: 如果你是一个以上组的管理员,您的信息适用于您的几个组,您可以选择多个组发送电子邮件至。请确保内容适合您所选择的多个组。
  • 跳过暂时下一节,标有“电子邮件消息。”我们会回到这个不久。
  • 输入一个关键字进行标记窗体域“的链接的内容。”这一部分充当的是已经被加载到alumni.duke.edu预填充事件内容库。

 

加入从alumni.duke.edu到您的电子邮件预填充内容

 

假设您需要提醒即将到来的校友事件的公爵科罗拉多成员在丹佛动物园。

 

  • 你会在“链接的内容”部分中搜索“丹佛动物园”。

 

  • 如果事件条目已正式批准和DAA推出的,它会在表单字段预填充。选择它来标记到您的电子邮件。
  • 如果你没有看到的情况下,那么它可能是你太早,你可以发送关于它的组。伸出援手 daa-regionalstaff@duke.edu 通过您的个人电子邮件询问,当你进入事件将现场的DAA网站上。
  • 如果你有事件产生的权利,那么你可以在alumni.duke.edu创建活动,并将其附加到电子邮件中。
  • 注意,有一些事件不会为你提供给有关消息立即,因为这样做很多干扰整体DAA的营销策略。请耐心等待,如果发生这种情况。

 

  • 现在是时候回去了“电子邮件”一节。认为这部分是你个人的音符组成员。再次,你不需要重新输入已经包含了“链接的内容”部分,其中包括事件日期,说明和报名信息中的任何信息。

 

相反,使用此部分为契机,写一个短,个人消息给组成员。

 

使用公爵科罗拉多访问丹佛动物园的例子,你的消息可能会这样说:

           

亲爱的公爵科罗拉多州,

我期待着在丹佛动物园看到的事件很多你这个星期六。如果你还没有这样做的话,请注册下面。

到时候那里见!

安妮

 

            用另一个例子:假设您想提醒公爵LGBTQ网络组所有发生在下个月的过程中发生的事件。

 

  • 使用“链接的内容”部分的所有相关事件添加到您的电子邮件。你会通过关键词搜索,然后选择事件条目。使用按钮“添加其他项目”添加第二个或第三个事件。
     
  • 从那里,你的手艺短,个人信息,例如:

                       

                        所述LGBTQ网络的成员亲爱,

 

我很高兴我们已经计划在八月的许多令人兴奋的事件。请通过他们每个人的阅读,标记您的日历不要忘记注册!

 

到时候那里见!

 

  • 你现在差不多完成了!下一节,“电子邮件退出代码”将被预先填入您的群/组中的退出代码。 你不会需要选择在这部分东西。
  • 按“预览”按钮,你将被引导到一个新的画面,这将使你的电子邮件的外观,当它被发送到组成员像一个预览。
  • 按“保存”。您的电子邮件现在已被保存在队列中的DAA网站管理员的审查。如果您的电子邮件被接受,它会在24小时内发送给组成员。如果您的电子邮件被拒绝,您会收到一封电子邮件,在24小时内的原因,将有机会重新提交。

 

步骤#3:确保你的邮件被批准

在alumni.duke.edu电子邮件功能的第一次迭代中,所有信息将被发送到一个组的成员之前放入审核队列中,某位DAA网站管理员。这是一个措施,这将有助于了解DAA组管理员如何使用电子邮件功能,将有助于确保DAA的高通信标准得到满足。

最终,DAA希望能溶解审核队列,并转移到实时电子邮件的过程。然而,这在很大程度上取决于组管理员学习并遵循电子邮件策略协议。

 

下一节将概述“有所为,有所不为”的电子邮件的alumni.duke.edu。

请注意,如果你违反了DAA的电子邮件政策,网站管理员有权暂停你的角色和你的电子邮件的能力的权利。

现在是时候学习如何可以确保您的电子邮件被批准每次:

: 遵循这一步导向台阶。

: 觉得你是你自己的。我们在这里帮助。如果你在这个过程中的问题,电子邮件 help@daa.duke.edu

: 让代表你的电子邮件系统工作。它是专为您的部分最低的电梯可能。请记住,“链接的内容”部分早已预先填入大多数事件和注册信息。所有你需要做的就是标记到您的电子邮件。

: 键入已经包括“链接的内容”部分中,包括事件日期,信息或登记信息的任何信息。

: 保持你的短消息和个人(最多150个字)。想你的邮件作一介绍,以链接的内容,而不是电子邮件的主要内容。

: 键入不必要长的消息。您的留言会显示为文本的在你的会员的收件箱块,是不太可能被读取。

: 键入一个原始消息。

: 从活动页面复制和粘贴文本来自其他来源,尤其是在DAA网站或从DAA营销电子邮件。 如果你从这些来源复制和粘贴,你将失去你发送电子邮件的权限。

: 使用电子邮件类型作为你的指导的类型的内容发送给你的小组成员。

: 电子邮件超出模板的边界的任何内容。请没有拉客,资金/捐赠和个人电子邮件的请求。

: 电子邮件有关您的组和需要为您的团体,如志愿机会主办的活动。

: 电子邮件关于大型DAA签名活动,包括聚会,同学会,校友公爵搞,女性的周末和总统的事件,直到他们的DAA网站上正式启动。不要通过电子邮件发送或复制和DAA或公爵粘贴任何内部电子邮件的工作人员,包括总统的消息给公爵社区。如果你对你应该和不应该发送电子邮件什么疑问,请联系help@daa.duke.edu。  如果通过电子邮件发送这些事件他们已经正式推出之前或复制和粘贴内部公爵电子邮件,你将失去你发送电子邮件的权限。

: 检查拼写错误和语法错误。

: 提交你的电子邮件,而无需通过大声至少一次读它。

 

如果您在使用上alumni.duke.edu电子邮件功能进一步的问题, 请联系help@daa.duke.edu。